British American Tobacco Norway - Privacy policy

Privacy policy

BRITISH AMERICAN TOBACCO NORWAY AS

You can read our privacy notice in English or in Norwegian. Please choose the language you prefer.

Du kan lese personvernerklæringen på norsk eller engelsk. Vennligst velg det språket du foretrekker.

This Privacy Notice explains how British American Tobacco Norway AS ("we", "us" or “BAT”) processes your personal information as a data controller depending on your relation to BAT.

We are always committed to protecting and respecting your privacy and to process your personal data in accordance with relevant data protection legislation, i.e. the General Data Protection Regulation (the “GDPR”) and national legislation.

If you have any concerns or questions regarding BAT’s processing of your personal data, please do not hesitate to contact us using the below listed contact information.

1. DATA CONTROLLER

The entity responsible for the processing of your personal information is:

British American Tobacco Norway AS
P.O. Box 3944 Ullevaal Stadion
0806 Oslo
Company registration no.: 979919042
Email: gdpr_emails@bat.com
Phone: +47 22 08 10 00

2. DESCRIPTION OF THE PROCESSING

In the following tables you will find information about how BAT processes your personal data depending on your relation to BAT and the purposes of which we process your personal data.

In the tables you will find information on how we process your personal data, including information on our purposes with processing, the categories of personal data we process about you, how we collect your personal data, the legal basis on which we rely on when processing your personal data, information on the parties that we may share your personal data with and information on how long we retain your personal data.

You can choose between information on how we process your personal data, when:

  •  you visit our shops, or communicate with us and our customer service
  •  you are a customer, supplier or other third-party representative

Please choose the table that is relevant for you.

BAT processes your personal data for the purpose of completing your purchase, communicating and interacting with you as well as providing customer service to you and to handle any questions, inquiries, etc. that you might have about our products, services and BAT in general, e.g. as a business, as a workplace for recruitment purposes as well as for the purpose of improving our business and the quality of our service and products in this regard. We communicate with and provide customer service to both consumers and customers, and we communicate with you through email, phone, website communication such as contact formulas and chats and through social media chats and platforms, e.g. Instagram/Facebook when you follow or interact with our accounts on social media, depending on how you choose to contact us. BAT may also process your personal data for the purpose of verifying that you are above 18 years old when you shop in our White Space Snus Stores or other physical stores and choose to use our face scanner. Personal data are processed only temporarily when you use our face scanner and cannot be used by us or by others for identification purposes.
Categories of personal data and sources

We may process the following categories of personal data about you:

Ordinary personal data:

 

We may process the following categories of personal data about you:

 

Name, email, telephone number, job title, information about your social media account and any information that you give us in your inquiry when you contact, e.g. the questions you might have and the information related to these as well as further information that we might need to handle your inquiry.

 

In some cases, we collect information verifying that you are above 18 years old, typically ID-card such as bankcard with this information, for example if we need to send you a new product, or your photo and limited related biometric data if you chose to use the face scanner when shopping in our White Space Snus Stores or other physical stores.

 

We will also use information related to any claims, complaints or other inquiries that you might have about our products, e.g. your experience with our products, side effects etc. Such information might in some cases be sensitive information if you choose to give us such.

 

When you call our customer service, we might record our conversation for internal training purposes, but only if you are informed of this and if you give us your consent.

 

If you communicate with us and our customer service for recruitment purposes, e.g. for the purpose of knowing more about life at BAT, the recruitment process etc. we will also process the information about you that you give us, i.e. your contact information, your inquiry, our correspondence and any attachments such as application, CV, etc. We will however always guide you to our official recruitment channel (careers.bat.com) for job applications or our HR department and we will then delete the material you might have sent.

 

If you communicate with us and/our customer service as a non-consumer, please also see below “When you are a customer, supplier, business partner or other third-party representative”.

 

Sources:

 

We collect your personal data directly from you.

Legal basis for the processing

 

We process your personal data on the following legal bases:

  •  Article 6.1.a (consent) with respect to
    •  recordings
    •  face scanning
  •  Article 6.1.b (necessary for the performance of a contract)
  •  Article 6.1.c (necessary to comply with our legal obligations), including
    - regulation that we are subject to for the purpose of handling any claims or complaints that you might have about our products, including regulation that set out our obligations towards you
  •  Article 6.1.f (necessary for the pursuit of our legitimate interest in operating and developing our business, including
    - providing customer services to you,
    - optimizing and improving our products, our business and our customer service
    - to handle claims and complaints
    - brand our company as a workplace, find the right candidates and help you with any questions you might have about life at BAT and recruitment)
  •  Article 9.2.f (necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims) with respect to sensitive data processed to handle claims, complaints and other inquiries, e.g. information about side effects and your experience with our products.
Recipients

 

We may share your personal data with:

  •  Business partners and third parties, including suppliers and vendors, that we work with to assist our company (e.g. suppliers, call centres, service providers, technical and IT and digital support)
  •  Social media and other platforms if we communicate with you through such
  •  Group entities
  •  (Potential) purchasers, sellers and advisors in case of a sale or purchase
  •  Public authorities if requested and/or necessary
Data retention

 

We will retain personal data processed for this purpose for:

 

We will retain your personal data for as long as it is necessary in order for us to find a solution on your inquiry, i.e. to answer your questions and/or handle your complaints and claims. As a main rule this is up to 6 months from the end of the communication or the end of the case your inquiry is about.

 

If your inquiry is or might develop into a potential dispute we may retain your personal data for a longer period of time. The retention period is hereafter depending on the circumstances around your inquiry, including what your inquiry is about, if it involves any damages etc., and we will only retain the personal data in order to be able to document the case and handle a potential (legal) dispute arising from or involving your inquiry and only for the period of time we might be met with a dispute etc. in accordance with the limitation regulation.

 

Any recordings of conversations that you are a part of based on your consent will be deleted after 30 days.

 

If we have asked for your ID card to verify your age, such ID card will be deleted within 30 days.

 

When using the face scanner for age verification purposes, your personal data will be deleted immediately after the result has been provided. Neither BAT nor our suppliers will store the personal data.

BAT processes your personal data for business operations purposes when you represent your employer or have a relation to a third party when your employer or such third party is a (potential) customer, supplier or other third-party to BAT, e.g. if you communicate with BAT as a part of you working for one of BAT’s (potential) business partners or other parties that BAT is communicating and co-operating with.

 

Examples of such communication and co-operation could be as a part of marketing of our products, sale and distribution of BAT’s products, accounts and customer management, KYC purposes, contact with public authorities, government officials, politicians, investment communitees, contact with journalists, media stakeholders, shareholders, participation in events, competitions and other marketing activities, when we use third-party suppliers and agencies to support our business, e.g. IT and digital support, drivers and carriers, co-operation with organisations, retailers, external consultants, BAT ambassadors, cleaning firms, food suppliers, on site guards, etc.

Categories of personal data and sources

 

We may process the following categories of personal data about you:

 

Ordinary personal data:

 

Name, job title, workplace, log in details, signature and contact information such as your email and telephone number as well as other information that you choose to give us. We might also process copy of passport or other ID for KYC purposes.

 

Information about and related to the task/job/case etc. that our relationship concern, including all communication and processing of personal data in this regard, e.g. communication about our (potential) co-operation, our products and sales and distribution of our products, orders and returns, negotiations, potential disputes and complaints, general business matters, market, product and sales analysis, strategic, economics and budget managements, evaluations and performance, billing, invoicing and bookkeeping matters, crisis management, project and planning, external affairs and audits, branding and marketing, politics, business strategy, business plans, account and (potential) customer and account management, segmentation and service, management of IT systems and support etc.

 

Information related to your participation in events hosted by us or other events that we encourage you to participate in together with us, e.g. festivals.

 

If you are visiting or working at our locations, we will also process information about you through our use of CCTV surveillance and logging of the use of access cards.

 

Sources:

 

We collect your personal data either directly from you or from the third party that you work for a have a relation to: BAT’s customer, supplier or other third-party that we work with or have a relation to.

Legal basis for the processing

 

We process your personal data on the following legal bases:

  •  Article 6.1.c (necessary for the fulfillment of our legal obligations to perform KYC checks of our customers)
  •  Article 6.1.f (necessary for the pursuit of BAT’s legitimate interest in business operations and development), including:
    - communication and co-operations with customers, suppliers and other third parties and business partners that we work with or have a relation to,
    - production of products,
    - sale and distribution of products,
    - marketing of our products and our business
    - customer management and development
    - security measures, such as the use of surveillance and access cards
    - as well as other business-related matters.
Recipients

 

We may share your personal data with:

  •  Business partners and third parties, including suppliers and vendors, that we work with to assist our company (e.g. suppliers, warehouses, carriers, other service providers, technical and IT, legal and digital support)
  •  Social media depending on the character of our agreement and the actual circumstances, e.g. if you are an ambassador for BAT or if you participate in an event hosted by BAT
  •  Group entities
  •  Public authorities if requested
  •  The third party that you work with or have a relation to; BAT’s customer, supplier or other third parties and business partners
  •  (Potential) purchasers, sellers and advisors in case of a sale or purchase
  •  Festivals and other parties hosting events that we participate in with our customers as well as event bureau assisting us with planning these
Data retention

 

We will retain personal data processed for this purpose for:

 

As a main rule, we will retain your personal data for as long as it is necessary in order for us to find a solution on your inquiry, i.e. to answer your questions and/or handle your complaints and claims. As a main rule this is up to 6 months five years as from the end of the communicationyear in which the last purchase or delivery was made, or as from the end of the case your inquiry is about.
If your inquiry isour relationship/collaboration or might develop into a potential dispute we may retain your personal data for a longer period of time. The retention period is hereafter depending on the circumstances around your inquiry, including what your inquiry is about, if it involves any damages etc., and we will only retain the personal data in order to be able to document the case and handle a potential (legal) dispute arising from or involving your inquiry and only for the period of time we might be met with a dispute etc. in accordance with the limitation relationship/collaboration with the party that you represent or have a relation to.

 

However, we may store the personal data for an extended period if deemed necessary in a specific case, e.g. for establishing legal claims or in order for BAT to be able to document the relationship and/or certain circumstances with respect to the customer, supplier or other third-party.

 

We may also delete your personal data earlier, which will be the case for example if you appear on CCTV, if you have participated in an event, a quiz or any other marketing activities.

 

Some inquiries follow the retention periods as mentioned under “When communicating with us or our customer service” – please refer to this purpose for more information.

3. TRANSFERS TO COUNTRIES OUTSIDE THE EU/EEA

In some cases, we will be transferring personal data to countries outside the EU/EEA.

Such transfers will take place on the basis of the following legal basis:

a) The country/countries has/have been deemed by the Commission of the European Union to have an adequate level of protection of personal data, i.e. the country is a “secure/adequate third country”

b) The country/countries has/have not been deemed by the Commission of the European Union to have an adequate level of protection of personal data. We will provide appropriate safeguards for the transfer:

  •  through the use of "Model Contracts for the Transfer of Personal Data to Third Countries", as published by the Commission of the European Union, or any other contractual agreement approved by the competent authorities. You may obtain a copy of the contract/agreement by contacting us at gdpr_emails@bat.com .

c) In the absence of a decision that the country is secure/adequate and appropriate safeguards as mentioned above the transfer might in some, however limited cases take place if i) you have given your consent to the transfer, ii) the transfer is necessary for the performance of a contract between you as a data subject and BAT as data controller or the implementation of pre-contractual measures taken at your request, or iii) the transfer is necessary for the conclusion or performance of a contract concluded in the interest of you as a data subject between BAT as the controller and another third party.

4. AUTOMATED DECISIONS

We will not use automated decision-making pursuant to GDPR article 22.

If you chose to use the face scanner to verify your age, and the result indicates that you are under 18 years old, or if the store employee otherwise is in doubt regarding the result of the face scan, you will be asked to present an ordinary ID-card or other valid identification to verify your age. As the store employee will make the final decision, we do not use automated decision-making under GDPR article 22.

5. MANDATORY INFORMATION

Some of the information we process about you might be mandatory for us to collect in order to provide you the service that you request, e.g. when buying or receiving our products it is mandatory for us to collect certain information about you to sell you the products as well as it is mandatory for you to provide us with certain information with respect to customer service. The consequence of not providing us any mandatory information is however alone that we will not be able to provide you the requested service.

6. YOUR RIGHTS

You have the following rights:

  •  • You have the right to:
    - request access to your personal data (GDPR article 15)
    - request rectification of your personal data (GDPR article 16)
    - request erasure of your personal data (GDPR article 17)
    - have the processing of your personal data restricted (GDPR article 18)
    - receive your personal information in a structured, commonly used and machine-readable format (data portability) (GDPR article 20)

If processing of your personal information is based on your consent, you have the right to withdraw your consent at any time. Your withdrawal will not affect the lawfulness of the processing carried out before you withdrew your consent. You may withdraw your consent by contacting us at gdpr_emails@bat.com and +47 22 08 10 00. If you have given your consent in relation to cookies and you wish to withdraw your consent , please also see our cookie overview and policy.

Furthermore, you have the right to object to processing of your personal data as follows.

  •  If processing of your personal data is based on article 6(1)(e) or article 6(1)(f), see above regarding legal basis, you have the right to object, on grounds relating to your particular situation, at any time to the processing of your personal data.
  •  Where your personal data are processed for direct marketing purposes, you have the right to object at any time to the processing of personal data about you for such marketing.

You can take steps to exercise your rights by contacting us at gdpr_emails@bat.com and +47 22 08 10 00.

There may be conditions or limitations on these rights. It is therefore not certain that for example you have the right of data portability in the specific case - this depends on the specific circumstances of the processing activity.

You may also always lodge a complaint with the local data protection supervisory authority:

The Norwegian Data Protection Agency, Datatilsynet
Postboks 458 Sentrum
0105 Oslo
Email: postkasse@datatilsynet.no
Phone: +47 22 39 69 00

Last updated: 29 December 2020

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan British American Tobacco Norway AS («vi», «oss» eller «BAT») som behandlingsansvarlig behandler dine personopplysninger, avhengig av ditt forhold til BAT.

Vi vil alltid være forpliktet til å verne og respektere dine personopplysninger og behandle disse i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, dvs. personvernforordningen («General Data Protection Regulation», «GDPR») og nasjonal lovgivning.

Dersom du har spørsmål til BATs behandling av dine personopplysninger, vennligst ta kontakt med oss. Se kontaktinformasjon nedenfor.

1. Behandlingsansvarlig

Selskapet som er ansvarlig for behandling av dine personopplysninger, er:

British American Tobacco Norway AS
Postboks 3944 Ullevaal Stadion
0806 Oslo
Organisasjonsnummer: 979 919 042
Epost: gdpr_emails@bat.com
Telefo: +47 22 08 10 00

2. Beskrivelse av databehandlingen

I tabellene nedenfor vil du finne opplysninger om hvordan BAT behandlinger dine personopplysninger, avhengig av ditt forhold til BAT, og hvorfor vi behandler dine personopplysninger.

I tabellene finner du opplysninger om hvordan vi behandler dine personopplysninger, herunder opplysninger om hensikten med behandlingen, kategorier av personopplysninger om deg som vi behandler, hvordan vi innhenter personopplysningene, det rettslige grunnlag for behandlingen av personopplysningene, opplysninger om hvem vi deler personopplysningene med og opplysninger om hvor lenge vi lagrer slike opplysninger.

Du kan velge mellom opplysningene om hvordan vi behandler dine personopplysninger når:

  •  du handler i våre butikker eller kommuniserer med oss og vår kundeservice
  •  du er kunde, leverandør eller tredjepartsrepresentant

Vennligst velg den tabellen som er relevant for deg.

BAT behandler personopplysninger med det formål å gjennomføre salg og for å kommunisere og samhandle med deg samt å gi deg kundestøtte og håndtere spørsmål, henvendelser m.m. som du måtte ha om våre produkter, tjenester og BAT generelt, f.eks. som virksomhet, som arbeidsplass i rekrutteringsøyemed samt for å forbedre vår virksomhet og kvaliteten på våre tjenester og produkter i så henseende. Vi kommuniserer med og gir kundestøtte både til forbrukere og kunder, og vi kommuniserer med deg på e post, telefon, kommunikasjon via hjemmesiden så som kontaktskjemaer og chat og via chat og andre plattformer på sosiale media, f.eks. Instagram/Facebook når du følger eller samhandler med vår kontoer på sosial media, avhengig av hvordan du velger å kontakte oss. BAT kan også behandle personopplysninger for det formål å bekrefte at du er over 18 år når du handler i våre White Space Snus Stores eller våre andre fysiske butikker og dersom du velger å benytte vår ansikts-skanner. Personopplysninger innhentes og behandles kun kortvarig ved ansiktsskanning og kan ikke benyttes av oss eller andre for identifiseringsformål.
Kategorier av personopplysninger og kilder

Vi kan behandle følgende kategorier av personopplysninger om deg:

 

Navn, e-post, telefonnummer, stillingstittel, opplysninger om dine kontoer på sosial medier og opplysninger som du gir oss ved henvendelse til oss, f.eks. spørsmål du har og opplysninger rundt dette samt ytterligere informasjon som vi vil ha behov for når vi skal besvare din henvendelse.

 

I noen tilfeller vil vi innhente opplysninger som bekrefter at du er over 18 år, typisk ID-kort som bankkort med slike opplysninger, f.eks. hvis vi har behov for å sende deg et nytt produkt.. Vi vil behandle. ditt ansiktsbilde og enkelte tilknyttede biometriske data dersom du velger å benytte ansikts-skanner når du handler i våre White Space Snus Stores eller andre fysiske butikker.

 

Vi vil også behandle informasjon knyttet til eventuelle krav, klager eller andre henvendelser du måtte ha om våre produkter, f.eks. din erfaring med produktene, bivirkninger osv. Dette kan i noen tilfeller være sensitive opplysninger hvis du velger å gi oss det.

 

Når du ringer vår kundeservice, kan vi ta opp samtalen med deg for intern opplæring, men kun dersom du blir informert om dette og gir tillatelse til det.

 

Dersom du kommuniserer med oss og vår kundeservice i rekrutteringsøyemed, f.eks. for å få vite mer om BATs virksomhet, rekrutteringsprosesser osv., så vil vi også behandle de personopplysningene som du gir oss, f.eks. kontaktopplysninger, din henvendelse, vår korrespondanse og eventuelle vedlegg, så som søknad, CV, m.m. Vi vil imidlertid alltid henvise deg til vår offisielle rekrutteringskanal (careers.bat.com) for jobbsøknad eller vår HR-avdeling og vi vil deretter slette de dokumentene som du eventuelt har sendt.

 

Dersom du kommuniserer med oss og/eller vår kundeservice uten at du er kunde, vennligst også se nedenfor under «Når du er kunde, leverandør, forretningsforbindelse eller tredjepartsrepresentant».

 

Kilder:

 

Vi innhenter dine personopplysninger direkte fra deg.

Rettslig grunnlag for behandlingen

 

Vårt rettslige grunnlag for vår behandling av dine personopplysninger er:

  •  Artikkel 6.1.a (samtykke) vedrørende
    •  opptak
    •  ansikts-skanning
  •  Artikkel 6.1.b (nødvendig for oppfyllelse av avtale)
  •  Artikkel 6.1.c (nødvendig for oppfyllelse av våre rettslige forpliktelser), herunder
    - regler som vi er underlagt ved behandling av krav eller reklamasjon du måtte ha om våre produkter, herunder regler som angir våre forpliktelser overfor deg
  •  Artikkel 6.1.f (nødvendig ved forfølgelse av våre rettslige interesser ved drift og utvikling av vår forretningsvirksomhet), herunder
    - å yte kundeservice til deg
    - å optimalisere og forbedre våre produkter, virksomhet og kundeservice
    - å håndtere krav og reklamasjoner
    - å fremme vårt selskap som arbeidsplass, finne riktige kandidater og hjelpe deg med spørsmål du måtte ha om selskapets virksomhet)
  •  Artikkel 9.2.f (nødvendig for fastsette, gjøre gjeldende og forsvare rettslige krav) med tanke på sensitive opplysninger som behandles i forbindelse med håndteringen av krav, reklamasjoner og andre henvendelser, f.eks. opplysninger om bivirkninger og din erfaring med våre produkter.
Mottakere

 

Vi kan dele dine personopplysninger med:

  •  Forretningsforbindelser og tredjeparter, herunder leverandører og selgere, som vi har samarbeid med for å bistå i vår virksomhet (f.eks. leverandører, kundetelefon, tjenesteytere, teknisk og IT- og digital support)
  •  Sosiale media og andre plattformer dersom vi kommuniserer med deg via slike
  •  Konsernselskaper
  •  (Potensielle) kjøpere, selgere og rådgivere i tilfelle salg eller oppkjøp
  •  Offentlige myndigheter dersom dette kreves og/eller er nødvendig
Datalagring

 

Vi vil lagre de personopplysningene som er behandlet for dette formål, til:

 

Vi vil lagre dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for oss for å finne en løsning på din henvendelse, dvs. å svare på spørsmål og/eller behandle reklamasjoner og krav. Som hovedregel er dette opp til 6 måneder etter siste kommunikasjon eller avslutning av den saken som din henvendelse gjaldt.

 

Dersom din henvendelse er eller kan utvikle seg til en potensiell tvist, så vil vi lagre person-opplysningene for en lengre periode. Oppbevaringstiden vil avhenge av forholdene rundt din henvendelse, herunder hva henvendelsen gjelder, om det gjelder skadeserstatning osv., og vi vil kun lagre personopplysningene for å kunne dokumentere saken og håndtere en potensiell (rettslig) tvist som oppstår etter eller på grunn av din henvendelse og kun så lenge tvisten pågår osv. i samsvar med begrensningsregelen.

 

Eventuelle opptak av samtaler hvor du er med, basert på samtykke fra deg, vil bli slettet etter 30 dager.

 

Dersom vi har bedt om ID-kort fra deg for å bekrefte alderen din, så vil dette bli slettet innen 30 dager.

 

Ved bruk av ansikts-skanner for aldersvurdering vil dine personopplysninger slettes umiddelbart etter at resultat er klart. Personopplysninger knyttet til ansiktsskann vil ikke lagres hos verken BAT eller tjenesteleverandører.

BAT behandler personopplysninger for forretningsvirksomhetsformål når du representerer din arbeidsgiver eller har et forhold til tredjepart når din arbeidsgiver eller slik tredjepart er en (potensiell) kunde, leverandør eller tredjepart i forhold til BAT, f.eks. dersom du kommuniserer med BAT som en del av at du arbeider for en av BATs (potensielle) forretningsforbindelser eller andre parter som BAT kommuniserer og samarbeider med.

 

Eksempler på slik kommunikasjon og samarbeid kan være som del av markedsføringen av våre produkter, salg og distribusjon av BATs produkter, konto- og kundeforvaltning, kjenn-din-kunde-formål, kontakt med offentlige myndigheter, statsansatte, politikere, investeringsmiljøer, kontakt med journalister, media, interessenter, aksjonærer, deltakere på arrangementer, konkurranser og andre markedsaktiviteter, når vi benytter tredjepartsleverandører og byråer til å bistå vår virksomhet, f.eks. IT- og digital support, sjåfører og transportører, samarbeid  med organisasjoner, grossister, eksterne konsulenter, BAT-ambassadører, rengjøringsfirmaer, leverandører av mat, vakttjenester, osv.

Kategorier av personopplysninger og kilder

 

Vi kan behandle følgende kategorier av personopplysninger om deg:

 

Generelle personopplysninger:
Navn, stillingstittel, arbeidsplass, påloggings-detaljer, signatur og kontaktinformasjon som e-postadresse og telefonnummer samt andre opplysninger som du måtte velge å gi oss. Vi kan også behandle kopi av pass eller annen ID for kjenn-din-kunde-formål.

 

Opplysninger om og tilknytning til oppgave/arbeid/sak osv. som gjelder vårt forhold, herunder all kommunikasjon og behandling av personopplysninger i forbindelse med det, f.eks. kommunikasjon om vårt (potensielle) samarbeid, våre produkter og salg og distribusjon av våre produkter, ordrer og returer, forhandlinger, potensielle tvister og reklamasjoner, generelle forretningsanliggender, markeds-, produkt- og salgsanalyser, strategi-, økonomi- og budsjettforvaltning, evalueringer og utførelse, regnskaps-, fakturerings- og bokføringsspørsmål, krisehåndtering, prosjektering og planlegging, eksterne saker og revisjon, merkevarebygging og markedsføring, politikk, forretningsstrategi, forretningsplaner, konto- og (potensielt) kunde- og kontoforvaltning, segmentering og service, forvaltning av IT-systemer og support osv.

 

Opplysninger som gjelder din deltakelse i arrangementer som vi arrangerer, eller andre arrangementer hvor vi oppfordrer deg til å delta sammen med oss, f.eks. festivaler.

 

Dersom du besøker eller jobber på våre lokasjoner, vil vi også behandle opplysninger om deg ved bruk av overvåkningskameraer og loggføring av bruk av adgangskort.

 

Kilder:

 

Vi innhenter dine personopplysninger enten direkte fra deg eller fra den tredjepart som du arbeider for og som har et forhold til: BATs kunde, leverandør eller annen tredjepart som vi samarbeider med eller har et forhold til.

Rettslig grunnlag for behandlingen

 

Vårt rettslige grunnlag for vår behandling av dine person-opplysninger er:

  •  Artikkel 6.1.c (nødvendig for oppfyllelse av våre rettslige forpliktelser for å utføre kjenn-din-kunde-sjekk av våre kunder)
  •  Artikkel 6.1.f (nødvendig ved forfølgelse av BATs rettslige interesser ved drift og utvikling), herunder
    - kommunikasjon og samarbeid med kunder, leverandører og andre tredjeparter og forretningsforbindelser som vi samarbeider med eller har et forhold til,
    - produksjon av produkter,
    - salg og distribusjon av våre produkter,
    - markedsføring av våre produkter og vår virksomhet
    - kundeforvaltning og utvikling
    - sikkerhetstiltak, f.eks. bruk av overvåkning og adgangskort
    - samt øvrige forretningsmessige forhold.
Mottakere

 

Vi kan dele dine personopplysninger med:

  •  Forretningsforbindelser og tredjeparter, herunder leverandører og selgere, som vi har samarbeid med for å bistå i vår virksomhet (f.eks. leverandører, kundetelefon, tjenesteytere, teknisk og IT- og digital support)
  •  Sosiale medier, avhengig av karakteren av vår avtale og de faktiske forhold, f.eks. dersom du er ambassadør for BAT eller dersom du deltar på et arrangement ledet av BAT
  •  Konsernselskaper
  •  Offentlige myndigheter dersom dette kreves
  •  Tredjeparter som du samarbeider med eller har et forhold til; BATs kunder, leverandører eller øvrige tredjeparter og forretningsforbindelser
  •  (Potensielle) kjøpere, selgere og rådgivere i tilfelle salg eller oppkjøp
  •  Festivaler og andre som er vertskap for arrangementer hvor vi deltar sammen med våre kunder, samt eventbyrå som hjelper oss med å arrangere slike
Datalagring

 

Vi vil lagre de personopplysningene som er behandlet for dette formål, til:

 

Som hovedregel vil vi lagre personopplysninger i opptil fem år etter utløpet av året for siste kjøp eller levering, eller etter utløpet av vårt forhold/samarbeid eller forholdet/samarbeidet med den part som du representerte eller hadde et forhold til.

 

Vi vil imidlertid holde igjen personopplysninger i en utvidet periode dersom dette er nødvendig i særskilte tilfeller, f.eks. ved fastsettelsen av et rettslig krav eller for at BAT skal kunne dokumentere forholdet og/eller visse omstendigheter med hensyn til kunden, leverandøren eller andre tredjeparter.

 

Vi kan også slette opplysningene på et tidligere tidspunkt, som vil være hvis du f.eks. vises på overvåkningskameraer, eller har deltatt på arrangementer, quiz eller andre markedsaktiviteter.

 

Noen henvendelser faller under de varighetene for lagring som er nevnt under «Når du kommuniserer med oss og vår kundeservice» – vennligst se denne for ytterligere opplysninger.

3. Overføring til land utenfor EU/EØS

Det kan være tilfeller hvor vi overfører personopplysninger til land utenfor EU/EØS.

Slik overføring skjer på følgende rettslige grunnlag:

a) EU-kommisjonen anser at dette landet/disse landene har et tilstrekkelig nivå for personvern, dvs. at landet er en «sikker/tilstrekkelig tredjestat»

b) EU-kommisjonen anser ikke at dette landet/disse landene har det tilstrekkelige nivå for personvern. Vi vil gi den nødvendige garanti for overføringen:

  •  ved å benytte standardavtale for overføring av personopplysninger til tredjestater, som utgitt av EU-kommisjonen, eller eventuelle andre avtaler utarbeidet av kompetente myndigheter. Du kan få avtalen ved å ta kontakt med oss på gdpr_emails@bat.com .

c) Ved manglende avgjørelse om landet er sikkert/tilstrekkelig og nødvendig garanti som nevnt over, så kan overføringer i noen begrensede tilfeller forekomme dersom i) du har gitt samtykke til overføringen, ii) overføringen er nødvendig for oppfyllelse av avtalen mellom deg som registrert og BAT som behandlingsansvarlig eller gjennomføring av prekontraktuelle tiltak på forespørsel fra deg, eller iii) overføringen er nødvendig for å kunne inngå avtale eller oppfyllelse av avtale, inngått av hensyn til deg som datasubjekt, mellom BAT som behandlingsansvarlig og annen tredjepart.

4. Automatiserte avgjørelser

Vi vil ikke benytte automatiserte avgjørelser i henhold til GDPR artikkel 22.

Dersom du velger å benytte vår ansikts-skanner og tjenesten indikerer at du er under 18 år, eller dersom den butikkansatte er i tvil angående resultatet til ansikts-skanneren, vil du bli bedt om å benytte alminnelig ID-kort eller annen legitimasjon for å bekrefte din alder. Den butikkansatte vil derfor ta den endelige avgjørelsen og vi benytter ikke automatisert avgjørelse i henhold til GDPR artikkel 22.

5. Obligatoriske opplysninger

Noen av de opplysningene som vi behandler om deg, kan være obligatoriske å innhente for å kunne gi deg den servicen du krever. F.eks. når du kjøper eller mottar produkter, så har vi plikt til å innhente visse opplysninger om deg for å kunne selge produktene, og du har også en plikt til å gi oss visse opplysninger med hensyn til kundeservice. Konsekvensene ved ikke å gi oss obligatoriske opplysninger er imidlertid kun at vi ikke vil kunne gi deg den etterspurte service.

6. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter:

  •  Du har rett til:
    - Å kreve innsyn i dine personopplysninger (GDPR artikkel 15)
    - Å kreve retting av dine personopplysninger (GDPR artikkel 16)
    - Å kreve sletting av dine personopplysninger (GDPR artikkel 17)
    - Å begrense behandlingen av dine personopplysninger (GDPR artikkel 18)
    - Å motta dine personopplysninger i strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format (dataportabilitet) (GDPR artikkel 20)

Dersom behandlingen av dine personopplysninger er basert på samtykke, så kan du når som helst trekke tilbake ditt samtykke. Dette vil ikke påvirke gyldigheten av den behandlingen som er gjort før du trakk tilbake samtykket. Du kan trekke tilbake samtykket ved å kontakte oss på gdpr_emails@bat.com og telefon +47 22 08 10 00. Dersom du har gitt samtykke som gjelder informasjonskapsler (cookies) og ønsker trekke tilbake samtykket, vennligst se vår oversikt og prinsipper med hensyn til informasjonskapsler (cookies).

Du har også rett til å protestere mot behandling av personopplysninger i følgende tilfeller:

  •  Dersom behandlingen av dine personopplysninger er basert på GDPR artikkel 6.1.e eller 6.1.f, se ovenfor med hensyn til rettslig grunnlag, så har du rett til når som helst å protestere mot behandlingen av dine personopplysninger, av grunner som har tilknytning til ditt særskilte forhold.
  •  Når dine personopplysninger behandles for direkte markedsføring, så har du rett til når som helst å protestere mot at dine personopplysninger benyttes til slik markedsføring.

Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte oss på gdpr_emails@bat.com  og telefon +47 22 08 10 00.

Det kan være vilkår eller begrensninger i disse rettighetene. Det er derfor ikke sikkert at du for eksempel har rett til dataportabilitet i et særskilt tilfelle – dette avhenger av særskilte omstendigheter ved behandlingsaktiviteten.

Du kan også sende klage til det lokale datatilsyn:

Datatilsynet
Postboks 458 Sentrum
0105 Oslo
Epost: postkasse@datatilsynet.no
Phone: +47 22 39 69 00

Sist oppdatert: 29. desember 2020